Biết rôi Cách tổ chức tủ đựng hồ sơ? hợp lý sẽ giúp bạn dễ dàng tìm kiếm tài liệu, nâng cao hiệu quả công việc. Bỏ túi ngay những mẹo đơn giản sau đây để văn phòng luôn gọn gàng và ấn tượng nhé!

1. Phân loại hồ sơ khi sắp xếp tủ

Bên cạnh cách bố trí Bàn ghế hòa phát Để có không gian thoáng, tăng hiệu quả công việc thì việc phân loại file cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng. Thay vì phải mất nhiều thời gian và công sức tìm kiếm những tài liệu cần thiết trong một chiếc tủ hồ sơ lộn xộn, bạn chỉ cần tìm đến đúng ngăn kéo để giấy tờ đã được phân loại và lấy ra.

Mỗi loại hồ sơ trong văn phòng sẽ được sử dụng cho từng công việc khác nhau. Vì vậy, bạn cần lưu ý tiêu đề cũng như mục đích sử dụng Tủ hòa phát văn phòng để phân loại tài liệu dễ dàng hơn.

Cách tổ chức tủ đựng hồ sơ?
Phân loại hồ sơ giúp bạn dễ dàng quản lý và tra cứu khi cần thiết

Dưới đây là một số gợi ý của Giá sỉ Hòa Phát Về cách phân loại bản ghi:

Phân loại theo chủ đề, mục đích sử dụng:

  • Hồ sơ, tài liệu hành chính văn phòng (văn bản họp, hội nghị, chỉ đạo của giám đốc, chủ tịch …)
  • Hồ sơ kinh doanh (kế hoạch kinh doanh, chiến lược, báo cáo về doanh thu, bán hàng, v.v.)
  • Tài liệu tiếp thị (chiến lược sản phẩm, chiến lược PR, quảng cáo, v.v.)
  • Tài liệu kế toán tài chính (quyết toán tài chính, kiểm kê tài sản, kế hoạch tài chính, v.v.)

Sắp xếp theo loại tài liệu: báo cáo, hợp đồng, kế hoạch…

Phân loại theo cụm: Nên chia hồ sơ thành từng cụm theo thời gian sử dụng để dễ quản lý như quý I, quý II, quý III, quý IV.

>>>> ĐỪNG BỎ LỠ: 99+ Két sắt Hòa Phát đựng hồ sơ, tài liệu văn phòng, công ty

2. Sắp xếp các tập tin và tài liệu theo từng mục

Sau khi phân loại hồ sơ trong Nội thất văn phòng, chúng ta cần tổ chức tài liệu một cách khoa học. Dưới đây là một số gợi ý sắp xếp Tủ tài liệu hòa phát Chuyên nghiệp, khoa học bạn nên biết:

  • Sắp xếp theo thời gian: Căn cứ vào thứ tự thời gian của hồ sơ để sắp xếp thứ tự trước sau. Đồng thời, chia nhỏ thành tháng, quý, năm… để tiện theo dõi.
  • Sắp xếp theo loại: Một số loại hồ sơ như báo cáo, thống kê,… có thể được sắp xếp vào một ngăn riêng để phân biệt rõ ràng với các tài liệu khác.
  • Sắp xếp theo chữ cái (A, B, C …): Ví dụ với chữ T, chúng ta sẽ sắp xếp theo thứ tự thư mời, thống kê, thư từ, marketing … Với phương pháp này, bạn chỉ cần học theo thứ tự bảng chữ cái cho các vị trí của hồ sơ.
  • Sắp xếp theo tính chất: Căn cứ vào tính chất của bản ghi để lưu trữ. Ví dụ: hồ sơ thường, hồ sơ mật, hồ sơ tuyệt mật… hoặc hồ sơ chưa giải quyết, hồ sơ đang chờ xử lý, hồ sơ đã giải quyết.

>>>> TÌM HIỂU THÊM VỀ: Kích thước tủ hồ sơ văn phòng theo diện tích, đối tượng sử dụng

Bạn Đang Xem: Cách sắp xếp tủ hồ sơ, tài liệu gọn gàng, khoa học, dễ tra tìm

3. Lập danh sách hồ sơ, tài liệu cần lưu trữ

Danh sách hồ sơ là một danh sách có hệ thống các tài liệu và hồ sơ. Lập danh mục hồ sơ cho Tủ sắt văn phòng hòa phát rất quan trọng vì nó sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn khi quản lý và tra cứu hồ sơ. Ngoài ra, việc cập nhật danh sách thường xuyên giúp bạn loại bỏ những hồ sơ quá hạn khi không còn sử dụng.

Cách tổ chức tủ đựng hồ sơ?
Liệt kê theo nhãn hồ sơ sẽ giúp bạn dễ dàng tra cứu

Dưới đây là một số điều cần lưu ý khi tạo danh mục đầu tư của bạn:

  • Bạn cần lưu ý các bản ghi theo tên tệp, thời gian, loại và tạo tệp trên máy tính để cập nhật và tìm kiếm dễ dàng hơn. Hãy chia thành các thư mục cụ thể. Trong đó, thư mục cấp 1 là danh mục hồ sơ, thư mục cấp 2 là chủ đề hồ sơ…
  • Nên cập nhật danh sách hồ sơ thường xuyên
  • Nên sử dụng bút chì đánh số ở các góc của hồ sơ. Bên ngoài kho lưu trữ có nhãn ghi các hồ sơ được in theo số thứ tự để dễ dàng tìm kiếm.
  • Sử dụng bảng tính Excel để lập danh mục hồ sơ, ghi chú bên cạnh và sử dụng chức năng Hyperlink để liên kết đến các tập tin ảnh cần lưu. Như vậy, chúng ta chỉ cần bấm vào số lưu trữ bản ghi có đặt chức năng Hyperlink là có thể tìm được.
  • Các bản ghi phải được lưu vào CD-ROM hoặc CD-Read and Write.

Xem Thêm : Phòng ngủ vợ chồng mới cưới đẹp, hiện đại, cực lãng mạn

>>>> XEM NGAY: 6 mẫu tủ sắt văn phòng cao cấp 1m8 – 2m Hòa Phát chính hãng

4. Chọn tủ đựng hồ sơ, tài liệu phù hợp

Trước khi chọn Cách tổ chức tủ đựng hồ sơ?, bạn cần chú ý lựa chọn tủ văn phòng hợp lý. Theo đó, bạn nên cân nhắc về số lượng, kích thước và nhu cầu phân loại hồ sơ.

Đối với các văn phòng có nhu cầu lưu trữ cơ bản, mẫu tủ tài liệu văn phòng, Tủ sắt hòa phát Kích thước nhỏ gọn sẽ giúp bạn tối ưu diện tích mà vẫn đảm bảo đủ không gian để lưu trữ tài liệu. Tuy nhiên, đối với những công ty có số lượng lớn tài liệu, giấy tờ cần phân loại thì việc lựa chọn một chiếc tủ có kích thước và kiểu dáng phù hợp là điều vô cùng quan trọng. Bạn nên chọn tủ có nhiều ngăn để dễ dàng phân chia khu vực cất giữ các loại hồ sơ. Bên ngoài tủ dán thêm giấy dán tường để dễ tìm hơn.

Ngoài ra, tủ tài liệu treo tường cũng là sự lựa chọn thông minh cho những văn phòng hạn chế về diện tích. Mô hình này tiết kiệm không gian trong khi vẫn giải quyết được vấn đề lưu trữ một lượng lớn tệp.

Dưới đây là một số mẫu tủ thường dùng để đựng hồ sơ trong văn phòng:

cách bố trí tủ hồ sơ
Mẫu 1: Tủ sắt Hòa Phát TU09K3CK

>>> Xem thông tin sản phẩm tại đây: Tủ văn phòng TU09K3CK

Cách tổ chức tủ đựng hồ sơ?
Mẫu 2: Tủ tài liệu giá rẻ TU08

>>> Xem thông tin sản phẩm tại đây: Tủ hồ sơ TU08

tổ chức tủ tài liệu
Mẫu 3: Tủ hồ sơ Hòa Phát LUX1960-3B1

>>> Xem thông tin sản phẩm tại đây: Tủ văn phòng LUX1960-3B1

Cách tổ chức tủ đựng hồ sơ?
Mẫu 4: Tủ tài liệu 21 ngăn kéo TU118-21D

>>> Xem thông tin sản phẩm tại đây: Tủ tài liệu U118-21D

Cách tổ chức tủ tài liệu?
Mẫu 5: Kệ sách sắt Hòa Phát GS3

>>> Xem thông tin sản phẩm tại đây: Giá sách sắt GS3

Lựa chọn tủ hồ sơ văn phòng phù hợp sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong văn phòng của mình Cách tổ chức tủ đựng hồ sơ?, tài liệu khoa học và tăng tính thẩm mỹ cho không gian làm việc. Xem ngay những mẫu tủ sắt văn phòng giá rẻ nhất thị trường trong Giá sỉ Hòa Phát. Chúng tôi cam kết bảo hành 12 tháng với dịch vụ vận chuyển miễn phí và giao hàng nhanh chóng trong 24h.

>>>> BÀI VIẾT NỔI BẬT:

Nguồn: https://suamaytinhit.com
Danh mục: Nội thất