Làm thế nào để tránh những rắc rối không mong muốn khi bạn cần tìm mặt bằng văn phòng cho doanh nghiệp của mình. Ngoài 20 điều cần biết khi thuê văn phòng mới, hãy cũng Maison Real tìm hiểu 10 sai lầm cần biết và tránh khi thuê văn phòng.

10 sai lầm cần tránh khi thuê văn phòng

1. Tiêu chí thuê văn phòng không cụ thể

Việc có bộ tiêu chí chi tiết dựa trên nhu cầu của người dùng sẽ giúp quá trình tìm kiếm và lựa chọn văn phòng nhanh chóng, tránh những rắc rối trong quá trình sử dụng.

Bạn Đang Xem: 10 lỗi cần tránh khi thuê văn phòng

Đồng thời, khả năng chi trả của mỗi doanh nghiệp là có hạn nên chúng ta cần xác định đâu là tiêu chí bắt buộc phải có để đáp ứng nhu cầu quan trọng nhất của doanh nghiệp. Các tiêu chí được xem xét ở đâu, nhưng có thể bỏ qua.

2. Mong muốn vượt quá khả năng chi trả

Mong muốn vượt quá khả năng chi trả, hay tâm lý “thử một chút” khi mua, thuê bất động sản khá phổ biến. Đối với những người có ngân sách thuê 15 usd / m2 / tháng, văn phòng 17-18 usd / m2 / tháng luôn phù hợp hơn với họ. Nhưng sự thật là văn phòng 15 usd / m2 / tháng là lý tưởng cho những ai chỉ có ngân sách 12 usd / m2 / tháng.

Tâm lý này dẫn đến quá trình cân nhắc và chọn văn phòng rất lâu. Hoặc nguy hiểm hơn nếu “cố một chút” sẽ dẫn đến gánh nặng chi phí lâu dài cho doanh nghiệp.

3. Không có kế hoạch phát triển nhân viên

Chi phí chuyển văn phòng (kê đồ đạc, mua bàn ghế, tủ…) khá tốn kém. Do đó, doanh nghiệp cần tính toán diện tích thuê phù hợp với kế hoạch tăng giảm nhân sự của công ty trong vòng 3 – 5 năm. Trong số những doanh nghiệp phải đền bù vì tòa nhà chấm dứt hợp đồng sớm, một nửa là do nhân viên tăng và không đủ chỗ làm việc.

4. Có phải tiền thuê văn phòng chỉ là một khoản chi phí?

Đúng vậy, tiền thuê văn phòng là một loại chi phí mà doanh nghiệp phải trả cho các tiện nghi và cơ sở vật chất mà tòa nhà phục vụ, nhưng nó vẫn chưa đủ. Tiền thuê văn phòng còn là khoản đầu tư mang lại nhiều giá trị khác:

  • Hình ảnh và thương hiệu doanh nghiệp;
  • Hiệu suất của nhân viên;
  • Thu hút người tài và tạo sự gắn bó lâu dài của nhân viên.

Xem Thêm : Đặt in Order giá rẻ tại Hà Nội

>>> Xem thêm 12 loại chi phí phát sinh khi thuê văn phòng

5. Không quan tâm đúng mức đến người lao động

Khi thuê một văn phòng mới, việc quan tâm đến hình ảnh, chi phí và sự thuận tiện cho đối tác là những tiêu chí cần cân nhắc. Nhưng nhiều doanh nghiệp chưa quan tâm đúng mức đến nhu cầu của nhân viên. Những người trực tiếp tạo ra thu nhập cho doanh nghiệp. Để thu hút nhân tài, tạo sự gắn bó lâu dài và tăng hiệu suất làm việc của nhân viên tại văn phòng, những vấn đề sau cần được đặt ra và giải quyết.

  • Khoảng cách đi làm từ nhà đến cơ quan của hầu hết nhân viên có quá dài không?
  • Không gian làm việc có thoải mái, mang lại hiệu suất công việc cao không? Cụ thể như: Chỗ ngồi có đủ rộng không, có bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn, khách ra vào không, có hệ thống tủ đựng tài liệu không, v.v.
  • Các phòng của bạn có được bố trí thuận tiện cho việc trao đổi công việc nội bộ không?
  • Nhân viên phục vụ cơm trưa ở đâu, chất lượng và giá cả như thế nào?

6. Dành ít thời gian hơn để xem xét và đánh giá các tòa nhà và văn phòng

Có một số doanh nghiệp chỉ “nhìn thấy” văn phòng và đưa ra quyết định. Thông thường họ dành 20-30 phút để xem tòa nhà, xem khu vực thuê, nói chuyện với ban quản lý, chụp vài tấm hình, không ghi chú. Nếu bạn cảm thấy ưng ý, hãy chuyển sang giai đoạn đàm phán và ký kết Hợp đồng. Cách này nhanh, gọn, tiết kiệm thời gian nhưng tiềm ẩn nhiều rủi ro.

Để có thể cảm nhận hết được những ưu nhược điểm của tòa nhà, của khu vực thuê, chúng ta nên:

  • Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá dựa trên yêu cầu của người dùng
  • Dành đủ thời gian để xem xét và đánh giá
  • Tham khảo ý kiến ​​của những người am hiểu về tòa nhà (khách hàng cũ, người môi giới của bạn)
  • Lập bảng so sánh giữa các tòa nhà

7. Ký giấy mời thuê và chuyển cọc khi chưa xem xét, thương thảo hợp đồng.

Xem Thêm : TỰ ĐIỂN CHUYÊN NGÀNH XUẤT BẢN – IN – BAO BÌ (33)

Trình tự đàm phán giá thuê văn phòng mà các tòa nhà đưa ra bao gồm hai bước: (i) Ký Hợp Đồng Cho Thuê, chuyển khoản đặt cọc tương đương một tháng tiền thuê; (ii) Ký Hợp đồng và chuyển khoản đặt cọc tương đương 02 tháng tiền nhà.

Các đề nghị cho thuê thường không bao gồm tất cả các vấn đề liên quan đến chi phí của khách hàng. Do đó, hãy yêu cầu chủ tòa nhà gửi cho bạn bản thảo Hợp đồng và thương lượng mọi vấn đề liên quan đến chi phí trước khi chuyển tiền đặt cọc giữ chỗ. Nếu bạn đã đặt chỗ trước nhưng vẫn chưa đàm phán được hợp đồng, vị thế đàm phán của bạn sẽ bị suy yếu.

Xem ngay: 9 yếu tố cần chú ý trong hợp đồng thuê văn phòng

8. Không đo lại diện tích

Diện tích mà các tòa nhà đưa ra không phải lúc nào cũng chính xác nên việc đo đạc lại diện tích là việc cần làm. Sự chênh lệch về diện tích làm tăng chi phí mỗi tháng không lớn nhưng tính chung cả thời hạn hợp đồng từ 3 – 5 năm thì đó là một con số đáng kể.

9. Thời gian tìm thuê văn phòng quá ngắn

Trừ những trường hợp đột xuất hoặc bất khả kháng, thời điểm thích hợp nhất để nghiên cứu thị trường và chọn tòa nhà là từ 4 – 6 tháng trước thời điểm thuê. Nếu thời gian tìm văn phòng cho thuê quá ngắn sẽ dẫn đến rủi ro không đủ thời gian thương lượng giá cả, văn phòng không phù hợp với nhu cầu sử dụng, tăng chi phí thiết kế xây dựng, mua sắm nội thất và nhiều các mặt hàng khác. có liên quan.

10. Đã quá muộn để tìm và chọn đối tác thiết kế nội thất

Nếu bạn tìm kiếm và lựa chọn đối tác thiết kế và thi công nội thất sớm, bạn sẽ có đủ thời gian để chọn được công ty đảm bảo chất lượng và giá thành. Đồng thời, khá nhiều công ty thiết kế và thi công nội thất sẵn sàng giúp đỡ miễn phí cách bố trí mặt bằng, dự trù kinh phí đầu tư. Đây là 2 tiêu chí quan trọng để bạn quyết định thuê hay không thuê văn phòng cụ thể.

Bài viết được thực hiện bởi các chuyên gia tư vấn tại Maison Real với kinh nghiệm phục vụ hàng nghìn khách thuê văn phòng.

Nguồn: https://suamaytinhit.com
Danh mục: Máy in